La facturation électronique est en passe de devenir une obligation pour toutes les entreprises françaises. La loi de finances pour 2020 a prévu une généralisation progressive de cette pratique à partir de 2024, avec des échéances différentes selon la taille des entreprises. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet sur cette obligation, son calendrier et ses enjeux.
Le calendrier de l’obligation de la facturation électronique
Les entreprises françaises doivent se préparer à adopter la facturation électronique selon un calendrier précis :
- Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront faire de même.
- Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
Les enjeux et avantages de la facturation électronique
La facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Elle permet de réduire les coûts liés au traitement des factures, grâce à l’économie sur le papier, l’impression, l’affranchissement et le stockage.
- Elle participe à la dématérialisation des processus internes, ce qui facilite la gestion documentaire et améliore la traçabilité et l’archivage des données.
- Elle offre une sécurité accrue contre la fraude et les erreurs humaines, grâce à des mécanismes de contrôle automatisés et à un accès sécurisé aux documents.
- Elle favorise une meilleure coopération entre les entreprises, en facilitant l’échange d’informations financières et en simplifiant la gestion des litiges.
Cependant, il est important de souligner que l’obligation de la facturation électronique s’accompagne de défis, notamment en matière d’adaptation des systèmes informatiques et de formation des équipes. Les entreprises devront investir dans des solutions technologiques adaptées et prévoir un accompagnement pour leurs salariés afin d’assurer une transition réussie vers cette nouvelle pratique.
Les obligations légales liées à la facturation électronique
Afin de se conformer à l’obligation de la facturation électronique, les entreprises doivent respecter certaines exigences :
- Les factures électroniques doivent être émises et reçues au format électronique, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent plus être imprimées sur papier puis scannées pour être envoyées par courrier ou par e-mail.
- Les entreprises doivent utiliser un format structuré, tel que le format XML, pour faciliter l’échange et le traitement automatisés des données.
- Elles doivent également garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture grâce à des mécanismes tels que la signature électronique qualifiée ou le système d’échange standardisé PEPPOL.
- Enfin, les entreprises ont l’obligation de conserver les factures électroniques pendant dix ans, en veillant à assurer leur intégrité et leur accessibilité tout au long de cette période.
La mise en conformité des entreprises
Pour se préparer à l’obligation de la facturation électronique, les entreprises doivent anticiper et planifier leurs actions :
- Effectuer un diagnostic de leurs processus internes et de leur système informatique pour identifier les adaptations nécessaires.
- Choisir une solution technologique adaptée à leurs besoins, en tenant compte des contraintes réglementaires et des standards du marché.
- Mettre en place un plan de formation et d’accompagnement pour leurs salariés, afin de les familiariser avec les nouvelles pratiques et les outils associés.
- Suivre l’évolution de la réglementation et des normes techniques pour rester informées des évolutions et assurer leur conformité en continu.
L’obligation de la facturation électronique représente une révolution pour les entreprises françaises. Si elle implique des investissements et des efforts d’adaptation, elle est aussi porteuse d’opportunités en termes d’efficacité, de sécurité et de coopération entre acteurs économiques. Les entreprises ont tout intérêt à anticiper cette transition pour tirer pleinement parti de ses bénéfices.
